PREFETTURA di BARI
ALBO dei SEGRETARI Comunali e Provinciali
Sezione Regionale PUGLIA

______________________________________________________________________________________________________________

Reggenze e Supplenze


Linee guida alle sostituzioni in casi di assenza del Segretario titolare (supplenze) e mancanza del Segretario titolare (reggenza)

Su ogni sede di segreteria deve esserci un segretario titolare; in caso di assenza (a solo titolo esemplificativo: ferie, malattia, corsi di formazione, congedo matrimoniale, maternità, …) deve comunque essere garantito il servizio di segreteria tramite supplenza, che può essere espletata dal vice-segretario, dal segretario in posizione di disponibilità inviato dalla Sezione Regionale o dal segretario reggente a scavalco autorizzato dalla Sezione Regionale.
In caso di presenza del vice-segretario (nel senso che il posto è previsto nel Regolamento di organizzazione dei servizi e degli uffici ed è legittimamente ricoperto) la supplenza può essere garantita dallo stesso per un periodo di 120 dall'assenza del titolare (e massimo 180 giorni nei casi di aspettativa del Segretario comunale dell'Ente); il Capo dell’Amministrazione, nel segnalare l’assenza del segretario titolare (a qualunque titolo), comunica nel contempo che intende avvalersi dell’operato del proprio vice-segretario. Pur in presenza di vice-segretario incaricato, è sempre ammessa la possibilità di richiedere la reggenza di altro segretario.
Qualora non si disponga di vice-segretario, il Capo dell’Amministrazione, nel comunicare l’assenza a qualunque titolo del segretario titolare, chiede alla Sezione Regionale che venga garantito il servizio di segreteria, eventualmente indicando il nominativo del segretario titolare di altra sede che abbia dato la propria disponibilità. La Sezione Regionale verifica prioritariamente la possibilità di assegnare la supplenza ad un segretario in posizione di disponibilità, che pertanto viene inviato con un provvedimento di supplenza a tempo parziale (X giorni a settimana) o a tempo pieno, in funzione di eventuali altri incarichi già assegnati, della durata dell’assenza e della dimensione della sede scoperta. Al termine, la Sezione Regionale procede nei confronti del Comune alla richiesta di rimborso delle competenze stipendiali (già anticipate al segretario) parametrate alla durata dell’incarico stesso. Laddove non sia possibile avvalersi di un segretario in disponibilità, la Sezione Regionale autorizza l’incarico di supplenza a scavalco a segretario titolare di altra sede, affidando lo stesso prioritariamente al segretario che ha manifestato la propria disponibilità, per un periodo che non potrà eccedere 30 giorni, salvo i casi di assenze dovute a malattia, maternità o altre assenze di lungo periodo previste dal C.C.N.L.
Per la sede di segreteria convenzionata vale quanto sopra esposto, con l’avvertenza che realizzando la convenzione un unico soggetto (la sede convenzionata) al quale è preposto un unico titolare, in caso di sua assenza deve essere incaricato un unico supplente: non è possibile, quindi, procedere a supplenze distinte per le singole sedi comunali. In presenza di vice-segretario (e nel caso in cui nel testo convenzionale venga disciplinato l’ufficio di vice-segreteria in convenzione) questi potrà essere incaricato della supplenza su tutta la convenzione. E’ opportuno segnalare che l’assenza o impedimento del segretario titolare va intesa, nel caso di sede convenzionata come sopravvenuta causa oggettiva comportante la momentanea impossibilità di raggiungere il luogo di lavoro, e non la mera assenza fisica presso una delle sedi di segreteria riunite in convenzione perché impegnato, appunto, presso un’altra.
La Sezione Regionale intrattiene la corrispondenza unicamente con il Sindaco del Comune capo-convenzione, in qualità di rappresentante della convenzione stessa; quest’ultimo, quindi, si farà interprete delle necessità degli altri Comuni e conseguentemente riporta a questi le decisioni adottate.
In caso di mancanza del segretario titolare (vacanza della sede di segreteria), il servizio di segreteria deve essere affidato ad un reggente; vale quanto già riportato per la supplenza della sede, con la differenza che l’incarico al vice-segretario non può superare 120 giorni dalla data di vacanza.